Оптимизация и покрытие административных расходов в НКО

Административные расходы – это расходы, которые несет организация для реализации общих или совместных целей по разным проектам. Как правило, административные расходы включают расходы на содержание административных зданий и помещений, оплату труда управленческого персонала (директор, бухгалтер, секретарь, уборщица и др.), расходы на приобретение офисного оборудования, канцелярских принадлежностей, командировочные и представительские расходы, оплату услуг связи, банка и пр.

В основном НКО стараются включить административные расходы в проекты пропорционально их бюджетам. Кроме того, оплата административных расходов возможна за счет частных пожертвований на уставную деятельность, членских взносов, взносов учредителей и прибыли от приносящей доход деятельности.

Чем больше административный расход, тем важнее решить проблему его покрытия или оптимизации.

Любая некоммерческая организация стремиться к оптимизации административных расходов и нахождению источников для их покрытия. В дистанционном курсе «Финансовая грамотность для НКО»[1] осенью 2017 года мы попросили участников поделиться приемами, которые они используют для оптимизации и покрытия административных расходов. Ниже вы можете познакомиться с предложенными решениями.

Заработная плата административно-управленческого персонала

  • Привлечение рro bono волонтеров[2] – бухгалтер, системный администратор, юрист, услуги по продвижению, разработка фирменного стиля, создание сайта, фото-видео съемка, транспортные услуги
  • Волонтеры из числа бывших или нынешних подопечных организации. Например, помощь с транспортом в регионе, где многодетным семьям с более чем 7 детьми дают от государства «газель», отцы-водители помогают другим многодетным с транспортом или перевозкой материалов на мероприятия.
  • Волонтеры – для помощи в проведении мероприятий, обзвоне, распечатке материалов. Хороший опыт привлечения таких волонтеров из числа студентов, которые проходят практику.
  • Бухгалтер, системный администратор, юрист на аутсорсинге[3].
  • «Бухгалтер оформлен как волонтер для исполнения функций календарно-периодического характера (например, сдача отчетов), во время реализации проекта бухгалтера принимаем на работу с оплатой согласно бюджету проекта. Директор учреждения оформлен только на 0,125 ставки, чтобы минимизировать обязательные выплаты»
  • «Заключаем договор с центром занятости населения на общественные работы, привлечение сотрудников по социальным программам для молодых специалистов и др. Это позволяет увеличить оплату труда»[4]
  • Все сотрудники в должностных обязанностях имеют часть административных функций, например, секретарь имеет часть функций по уборке помещения.
  • «Для оплаты админперсонала несколько организаций кооперируется. Таким образом, у нас есть бухгалтер, секретарь, сисадмин, уборщица, которые оплачиваются сообща»
  • «Офис нашей организации находится на первом этаже вузовского общежития. Поскольку площадь у нас большая (100 кв.м) пришлось оперативно решать проблему клининговых кадров. В общежитие работают уборщицы с небольшими ставками, я обратилась к одной из них, которая за очень скромную доплату моет полы у нас в помещении. Все остальное делают сотрудники по специально составленному графику дежурств.»

Аренда помещения и коммунальные платежи

  • Получение льготной или бесплатной аренды от муниципалитета или коммерческой структуры
  • Аренда помещения совместно с другой НКО
  • Работа НКО на базе муниципального учреждения с использованием его инфраструктуры.

Например: «Наше НКО «Попечительский совет социального приюта «Росток» представляет интересы ОГКУСО СП «Росток» и находится на его базе. В связи с этим мы не платим за аренду, коммунальные услуги, услуги связи и т.п. А также в нашей организации нет штатных сотрудников, поэтому з/п не платим, все кто работают в НКО волонтеры на добровольной основе. Все что мы привлекаем через проекты, гранты и взносы благотворителей, мы тратим на развитие «Социального приюта для детей и подростков «Росток»»

  • Дистанционные рабочие места помогают экономить на оплате офиса.
  • Для снижения коммунальных платежей нужен контроль расхода воды и энергии, переход на энергосберегающее освещение и оборудование.

Закупка канцелярских товаров и оборудования

  • Мониторинг цен и выбор выгодных поставщиков с точки зрения цен, условий доставки и гарантии.

«Находим поставщиков, которые делают наибольшую скидку на товар или услугу. Постоянные поставщики являются нашими партнерами и часто участвуют в проектах в качестве спонсоров»

  • Закупка канцтоваров, оборудования во время специальных акций. Лучше закупать у оптовиков.
  • Закупка офисных товаров один раз в год (в 3 месяца) оптом с большой скидкой.
  • Использование карты постоянного клиента
  • Использование канцелярских товаров из «пересортицы».

«Мы подружились с одной оптовой компанией, которая занимается канцелярией. Они периодически предлагают нам в качестве благотворительности продукцию, которая находится не совсем в хорошем состоянии или с заканчивающимся сроком  годности. На самом деле это достаточно хорошие  вещи. Например, бумага А4 белая для принтера, край которой помялся при транспортировке. На продажу она не идет и лежит на складе. Но, когда этот немного помятый лист проходит через принтер, бумага нагревается и разглаживается, и  как новенькая. Никто даже не подумает, что было что-то не так. Или ручки, у которых закончился срок годности, но они еще очень хорошо пишут. Краски и пластилин, у которых сломалась или помялась коробочка. Для продажи вид не презентабельный, но нам для организации творческих работ с ребятами эти товары очень даже подходят — крышку снял совсем и никаких проблем. И таких вариантов много»

«Взаимодействуем с местными типографиями — в процессе производства у них образуется много бумажных «отходов», которые мы используем в нашей работе (остатки бумаги, которые вполне можно использовать вторично)»

  • «Закупку необходимых канцтоваров, еды и прочего для офиса часто берет на себя коммерческая организация, которая делает закупки для себя и заодно и для нас»
  • «Пользуемся благотворительной скидкой на my shop. У каждой организации-поставщика перед закупкой спрашиваем, не хотят ли они принять участие в благотворительности, некоторые оформляют договор пожертвования на товары»
  • Использование б/у техники, мебели от благотворителей

Другие административные расходы

  • Снизить расходы на связь можно, если договориться с оператором о пакетном обслуживании.
  • Подключение мобильных телефонов сотрудников «в семью» к руководителю
  • «По услугам связи мы находим интересные совместные проекты с поставщиками связи (например, МТС «Мобильная академия»), и часть нам оплачивает партнер по проекту. Даже устанавливает за свой счет оборудование, усиливающее сигнал интернета»
  • Получение лицензированного программного обеспечения по программе «Инфодонор» (https://www.infodonor.ru/)
  • Бесплатное банковское обслуживание в рамках благотворительной программы банка
  • Бесплатное повышение квалификации через участие сотрудников в конкурсах, конференциях и бесплатном обучении ресурсных центров
  • На услуги аудита стараемся найти донора или получить на них скидку у аудиторской фирмы.

Часть участников курса считает, что важно не просто оптимизировать расходы, но и работать с разными донорами и доносить до них необходимость поддержки самой организации для устойчивого решения социальных проблем.«Наши админ. расходы собирает дружественный нам портал»«А мы до сих пор занимаемся «перевоспитанием доноров», порой успешно доказывая рациональность вложения в развитие нашей инфраструктуры, ведь это далеко не последний пункт, который необходим для успешного осуществления нашей миссии и качественного роста организации.»

[1] Курс «Финансовая грамотность для НКО» был реализован с использованием гранта Президента Российской Федерации на развитие гражданского общества, предоставленного Фондом президентских грантов

[2] Pro bono волонтеры это люди, которые оказывают организации профессиональные услуги на волонтерской основе.

[3] Аутсорсинг – заказ услуг у сторонней организации, дает экономию на оформлении сотрудников и налогах.

[4] Центры занятость населения имеют специальные программы, по которым государство дотирует на протяжении определенного срока рабочие места для определённых категорий работников.

Оставьте первый комментарий

Оставить комментарий

Ваш электронный адрес не будет опубликован.


*