Оптимизация и покрытие административных расходов в НКО

Административные расходы – это расходы, которые несет организация для реализации общих или совместных целей по разным проектам. Как правило, административные расходы включают расходы на содержание административных зданий и помещений, оплату труда управленческого персонала (директор, бухгалтер, секретарь, уборщица и др.), расходы на приобретение офисного оборудования, канцелярских принадлежностей, командировочные и представительские расходы, оплату услуг связи, банка и пр.

В основном НКО стараются включить административные расходы в проекты пропорционально их бюджетам. Кроме того, оплата административных расходов возможна за счет частных пожертвований на уставную деятельность, членских взносов, взносов учредителей и прибыли от приносящей доход деятельности.

Чем больше административный расход, тем важнее решить проблему его покрытия или оптимизации.

Любая некоммерческая организация стремиться к оптимизации административных расходов и нахождению источников для их покрытия. В дистанционном курсе «Финансовая грамотность для НКО»[1] осенью 2017 года мы попросили участников поделиться приемами, которые они используют для оптимизации и покрытия административных расходов. Ниже вы можете познакомиться с предложенными решениями.

Заработная плата административно-управленческого персонала

  • Привлечение рro bono волонтеров[2] – бухгалтер, системный администратор, юрист, услуги по продвижению, разработка фирменного стиля, создание сайта, фото-видео съемка, транспортные услуги
  • Волонтеры из числа бывших или нынешних подопечных организации. Например, помощь с транспортом в регионе, где многодетным семьям с более чем 7 детьми дают от государства «газель», отцы-водители помогают другим многодетным с транспортом или перевозкой материалов на мероприятия.
  • Волонтеры – для помощи в проведении мероприятий, обзвоне, распечатке материалов. Хороший опыт привлечения таких волонтеров из числа студентов, которые проходят практику.
  • Бухгалтер, системный администратор, юрист на аутсорсинге[3].
  • «Бухгалтер оформлен как волонтер для исполнения функций календарно-периодического характера (например, сдача отчетов), во время реализации проекта бухгалтера принимаем на работу с оплатой согласно бюджету проекта. Директор учреждения оформлен только на 0,125 ставки, чтобы минимизировать обязательные выплаты»
  • «Заключаем договор с центром занятости населения на общественные работы, привлечение сотрудников по социальным программам для молодых специалистов и др. Это позволяет увеличить оплату труда»[4]
  • Все сотрудники в должностных обязанностях имеют часть административных функций, например, секретарь имеет часть функций по уборке помещения.
  • «Для оплаты админперсонала несколько организаций кооперируется. Таким образом, у нас есть бухгалтер, секретарь, сисадмин, уборщица, которые оплачиваются сообща»
  • «Офис нашей организации находится на первом этаже вузовского общежития. Поскольку площадь у нас большая (100 кв.м) пришлось оперативно решать проблему клининговых кадров. В общежитие работают уборщицы с небольшими ставками, я обратилась к одной из них, которая за очень скромную доплату моет полы у нас в помещении. Все остальное делают сотрудники по специально составленному графику дежурств.»

Аренда помещения и коммунальные платежи

  • Получение льготной или бесплатной аренды от муниципалитета или коммерческой структуры
  • Аренда помещения совместно с другой НКО
  • Работа НКО на базе муниципального учреждения с использованием его инфраструктуры.

Например: «Наше НКО «Попечительский совет социального приюта «Росток» представляет интересы ОГКУСО СП «Росток» и находится на его базе. В связи с этим мы не платим за аренду, коммунальные услуги, услуги связи и т.п. А также в нашей организации нет штатных сотрудников, поэтому з/п не платим, все кто работают в НКО волонтеры на добровольной основе. Все что мы привлекаем через проекты, гранты и взносы благотворителей, мы тратим на развитие «Социального приюта для детей и подростков «Росток»»

  • Дистанционные рабочие места помогают экономить на оплате офиса.
  • Для снижения коммунальных платежей нужен контроль расхода воды и энергии, переход на энергосберегающее освещение и оборудование.

Закупка канцелярских товаров и оборудования

  • Мониторинг цен и выбор выгодных поставщиков с точки зрения цен, условий доставки и гарантии.

«Находим поставщиков, которые делают наибольшую скидку на товар или услугу. Постоянные поставщики являются нашими партнерами и часто участвуют в проектах в качестве спонсоров»

  • Закупка канцтоваров, оборудования во время специальных акций. Лучше закупать у оптовиков.
  • Закупка офисных товаров один раз в год (в 3 месяца) оптом с большой скидкой.
  • Использование карты постоянного клиента
  • Использование канцелярских товаров из «пересортицы».

«Мы подружились с одной оптовой компанией, которая занимается канцелярией. Они периодически предлагают нам в качестве благотворительности продукцию, которая находится не совсем в хорошем состоянии или с заканчивающимся сроком  годности. На самом деле это достаточно хорошие  вещи. Например, бумага А4 белая для принтера, край которой помялся при транспортировке. На продажу она не идет и лежит на складе. Но, когда этот немного помятый лист проходит через принтер, бумага нагревается и разглаживается, и  как новенькая. Никто даже не подумает, что было что-то не так. Или ручки, у которых закончился срок годности, но они еще очень хорошо пишут. Краски и пластилин, у которых сломалась или помялась коробочка. Для продажи вид не презентабельный, но нам для организации творческих работ с ребятами эти товары очень даже подходят — крышку снял совсем и никаких проблем. И таких вариантов много»

«Взаимодействуем с местными типографиями — в процессе производства у них образуется много бумажных «отходов», которые мы используем в нашей работе (остатки бумаги, которые вполне можно использовать вторично)»

  • «Закупку необходимых канцтоваров, еды и прочего для офиса часто берет на себя коммерческая организация, которая делает закупки для себя и заодно и для нас»
  • «Пользуемся благотворительной скидкой на my shop. У каждой организации-поставщика перед закупкой спрашиваем, не хотят ли они принять участие в благотворительности, некоторые оформляют договор пожертвования на товары»
  • Использование б/у техники, мебели от благотворителей

Другие административные расходы

  • Снизить расходы на связь можно, если договориться с оператором о пакетном обслуживании.
  • Подключение мобильных телефонов сотрудников «в семью» к руководителю
  • «По услугам связи мы находим интересные совместные проекты с поставщиками связи (например, МТС «Мобильная академия»), и часть нам оплачивает партнер по проекту. Даже устанавливает за свой счет оборудование, усиливающее сигнал интернета»
  • Получение лицензированного программного обеспечения по программе «Инфодонор» (https://www.infodonor.ru/)
  • Бесплатное банковское обслуживание в рамках благотворительной программы банка
  • Бесплатное повышение квалификации через участие сотрудников в конкурсах, конференциях и бесплатном обучении ресурсных центров
  • На услуги аудита стараемся найти донора или получить на них скидку у аудиторской фирмы.

Часть участников курса считает, что важно не просто оптимизировать расходы, но и работать с разными донорами и доносить до них необходимость поддержки самой организации для устойчивого решения социальных проблем.«Наши админ. расходы собирает дружественный нам портал»«А мы до сих пор занимаемся «перевоспитанием доноров», порой успешно доказывая рациональность вложения в развитие нашей инфраструктуры, ведь это далеко не последний пункт, который необходим для успешного осуществления нашей миссии и качественного роста организации.»

[1] Курс «Финансовая грамотность для НКО» был реализован с использованием гранта Президента Российской Федерации на развитие гражданского общества, предоставленного Фондом президентских грантов

[2] Pro bono волонтеры это люди, которые оказывают организации профессиональные услуги на волонтерской основе.

[3] Аутсорсинг – заказ услуг у сторонней организации, дает экономию на оформлении сотрудников и налогах.

[4] Центры занятость населения имеют специальные программы, по которым государство дотирует на протяжении определенного срока рабочие места для определённых категорий работников.

Текст взят с сайте Кухня НКО https://ngokitchen.ru/ по согласованию с авторами.

Оставьте первый комментарий

Оставить комментарий

Ваш электронный адрес не будет опубликован.


*